この記事はこんな人に読んでほしい。
・社会人になりたて、もしくは入社3~5年。
・いつも仕事は行き当たりばったりで段取り下手でよく怒られる。
・イマイチ仕事に自信が無い。
かつての自分は、
本当に段取が下手でよく叱られた。
正直いまも段取りは下手だ。
必要最低限しか仮にいま自分に後輩がいて、
同じような悩みを抱えているなと思ったら
この記事のようにやり方を伝える。
まずGoogleカレンダーを使うことだ。
Googleカレンダーは
Gmailアカウントがあれば使える
スケジュールアプリだ。
Googleカレンダーを使うメリット
Googleカレンダーを使うメリットは
下記の通りかなと思う。
・スケジュールが共有できる
・いちいち電話で確認を取る必要が無い
・いつどのタイミングで何を準備すれば良いかわかる
・仕事のキャパがわかる
・スケジュール帳を持ち歩かなくても良い→無くしたときのリスクが大きい
・1日前や1時間前に通知してくれる秘書機能付き
中でも個人的に感じているメリットは
「記憶力」や意志力に頼る必要が無いことだと思ってる。
仕事の段取り・「ホウ・レン・ソウ」が致命的に苦手
自分は残念なことに
決して仕事ができる人間ではない。
どちらかというと「できないやつ」に
分類される方だと思う。
特に「報告・連絡・相談」が苦手だった。
社会人であれば仕事の段取りや、
「ホウ・レン・ソウ」はある程度できて当たり前だが、
それが自分には、からっきし苦手でできなかった。
当日の予定でさえ組むことが
苦手で行き当たりばったりだった。
「そろそろあのお客さんにフォローの連絡を入れないといけないのではないかな？」
と思いながら、
「こっちの仕事も今日中に終わらせないといけないし。」と、
ズルズル先送りしてしまい、
結局直前か当日になって
案の定「もって早く言ってよー」
と言われるのがオチ。
これ以外にも上記のようなミスが山ほどあった。
取り組んでみたこと
そこで自分がやったこととしては、
①作業手順書き出し
②Googleカレンダーに落とし込み
このふたつ。
①はどの程度まで書き出したかというと、
「小学生でもできる」ようにやってみた。
書類作成を例にしてみると、
パソコン起動→ファイル起動→内容変更（日程、場所・・）→ファイルボタン→印刷ボタン→プロパティ→フルカラー選択→戻る→印刷→パンチ→ファイル綴じ
みたいな感じ。「判断の余地がない」状態にまで落とし込む。
「そこまでやる？」「何かやっつけ仕事じゃない？」と思われるかもしれないが、
それが効果が大きく大事な作業だった。
②では書き出した項目をGoogleのスケジュールにそれぞれ落とし込む。
なるべく締め切り日までの日数で割り当てるようにする。
すると、
締め切り直前になってバタバタすることがなくなる。
急な残業をする可能性も激減する。
①と②をとにかく、
余計なことを何も考えず淡々と、
苦手だが淡々と繰り返していった。
情熱など一切なく淡々と繰り返していった。
すると、
驚くことにお客さんから喜ばれることが増えた。
自分の担当したお客さんは個人事業主や小さな会社の社長・スタッフが多かった。
大きな会社勤めの方にとっては
こういった仕事の進め方は当たり前のことかもしれない。
だが、個人事業主や小さな会社の経営者、スタッフの方にとっては
自分の仕事のやり方・進め方には大変重宝された。
基本的に小さな会社やお店は人数が少なく、
やらなければいけない業務が多い。
そうなると必然的にモレが生じる。
普段やっている業務でも手いっぱいだ。
だから細かい報告・連絡・相談は非常に感謝される。
「マッチわかってるやん、めちゃ助かるわ」といわれることが多くなった。
「いや、何も特別なことしてないんですけど」と心の中で呟いたが、とても感謝された。
この時、思ったことは
人に喜んでもらうことは必ずしも何か特別なことをしなければいけない必要はない。
実際、自社のサービスはこれと言ってずば抜けた魅力があるわけではなかった。
規模も小さく資金力もない。
ただし、小さな会社ならではの寄り添ったサービスができる。
参考書籍
①レバレッジ時間術
「時間割」の活用や、仕組化・パターン化についても詳しく書かれている。
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