この記事はこんな人に読んでほしい。
・社会人になりたて、もしくは入社3~5年。
・いつも仕事は行き当たりばったりで段取り下手でよく怒られる。
・イマイチ仕事に自信が無い。
自分用のマニュアルを作った
「仕事のルーティン化が大事だと思った理由」でも書いたが、
とにかく仕事は見て覚えろ、感じて覚えろの職場だったため、
何度同じ作業をやってもはじめて着手するような感じだった。
同じ作業なのに何度も同じことを調べたり、
同じことを人に聞いたり、
以前やった同じミスを繰り返してしまったり、
以前はできていたことができなくなっていたり、
とにかくてんやわんやだった。
もう二度とこんな目には合いたくないと思い、
自分のマニュアルを作った。
本来であればマニュアルは会社の平準化・仕組化して誰でもできるようにすべきものであるが、
一旦は自分さえわかればとりあえずOKだ。
業務のそもそもの目的は後から考えて行けば良いと判断した。
Googleドキュメント活用
作業のメモ書きにGoogleドキュメントを使った。
とは言っても、MicrosoftのWordとほとんど使い方は変わらない。
なぜGoogleドキュメントを使うと良いか。
・新規作成した時点で自動保存される。
・ネット環境があればPCからでもスマホからでもアクセスし編集できる。
・誤って削除するリスクが少ない。
これらが自分が感じている特徴とメリットだ。
とくに、自動保存機能はとても助かる。
Wordに下書きしたファイルを、間違えて消してしまったことが何度あるか。。
マニュアルを作る際の注意点
必ず守るべきこと、それはすでにやったことを書き出すこと。
まだやったことがないものは書き出さない。
なぜなら机上の空論になりがち。余計なマニュアルは作らない。
もしはじめての作業を行う場合は、先輩に聞く。
もしくは先に手を動かし後で作業手順を振り返る。
はじめての作業は粗削りで構わない。
とにかく自分はこの方法に助けられた。
仕事が覚えられないからといって落ち込む必要はない
少し話は逸れるが、
周りは仕事ができる人ばかりだが
仕事を教えてもらう時間がないし、
先輩もどう教えて良いかわからない。
しまいには、
「こんなこともわからないのか」
「考えたらわかるやろう」
「何でこんなこともわからないの」
と言われる始末。
もしあなたがこれと同じようなことを言われているのであれば、
全く気にする必要はない。
これは教える仕組みのない会社の責任だ。あなたの責任ではない。
人の能力に頼っている限り、その会社の寿命は短いだろう。
人の能力で業績が上がっているのであれば、人がいなくなれば即ち、業績が傾くのだから。
「こんな細かいことでも？」と思っても書く
経理業務の中で
請求書を発送する作業がある。
具体的に自分がやった方法は下記の通り。
請求先会社名と請求金額を冗長に確認→承認を得る→エクセル起動「請求書〇年〇月」→請求月入力→請求金額入力→〆支払日入力→名前を付けて保存→PDF化→冗長に提出(メール添付)→冗長承認→請求書印刷→宛名印刷→封筒準備→宛名を封筒に貼る→請求書三つ折り→封入→のりづけ→切手貼る→社名ゴム印を封筒裏に押印→ポスト投函
こんな感じだ。
見るだけで嫌になる方がおられるかもしれないが、
ここまで落とし込んだことで、
細かなミスが大幅に少なくなった。
上記の例でいうと、
封筒裏にゴム印の押印がなく、得意先からすると、どこから送られてきた書類かわからない不気味な封書だ。
それが原因で入金が遅れることもあった。
細かなことだが、資金繰りに奔走している
零細企業としては致命的なミスだ。
作業マニュアルは、余計なミスを減らすことで
不要な損失を減らすにはとても効果的で効率的だった。
これは自分が作業を進める上で欠かせない武器だった。
本当に、自分はこいつのお陰で何度助けられたかと思う。
また、余談だが、請求書は最終確認として冗長にメール添付して送るが、
メールの文章も定型化していた。特別新たな売上が発生していない場合は、日付だけ変更し、メールを送信していた。この定型文を作っただけでもかなり時間短縮された。
とにかくルーティン化できるものは何でもやった。
小さい会社だと、1人あたりやるべき業務は無数にある。
できるだけ短い時間で確実に作業を終わらせるにはこうするしかなかった。
従業員数も100名以上の中堅企業なら上記のようなことは当然行われると思うが、
自分が働いていたのは総人数4名の小規模事業所だ。
ある人から、
「マニュアルなんか作るヒマあったら新規売上取ってこい」
と何度か言われたが、
手順化・ルーティン化することにエネルギーを注力して本当に良かったと思う。
参考書籍
「仕組み」仕事術
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