仕事ができない人が、失敗を減らすメモの活用法

この記事は、仕事を通じて何かしら成功したい方、がんばっているがうまく仕事ができないと感じている方、職場から無能扱いされていると感じる（もしくは実際に他者から言われている）方に向けた、何とか普通レベルにまで仕事ができるようになりたい方に向けたものだ。

メモは書き方より活かし方

みなさんは普段メモはどのように活用されてるだろう。

※メモの意味を調べてみると

「忘れないように要点を書き留めること。また、書き留めたもの。」(goo辞書　参照)

とあった。

メモが必要な場面といえば、

これらが挙げられるだろうか。

他にも色々あるかもしれないが、

中でも今回は①〜③についてメモの活かし方を書いていこうと思う。

さて、こんなことを経験したことは無いだろうか？

・メモはしたが読み返してない

・メモの活かし方がよくわかってない

・メモは一言一句残さないといけなすいと思っている

・「重要なことだけメモをしろ」と言われて、全部重要だったらどうしようとおもってしまい、結局一言一句メモろうとする

・メモしなくて良いよ(どうせメモしても読み返さないだろうし、だったらこの話に集中して)と言われる

・こちらの質問に対して「それ前に言ったよね」と何度も言われてしまう

恥ずかしい話だが上に書いた内容は全て自分が経験したことだ。改善できた箇所もあるが、まだまだな箇所もある。

起業時代から今に至るまで、メモについて気づいたことを書いておこうと思う。

この記事は社会人になり立ての方、自分の様にメモの取り方について悩んでいる人向けの記事だ。正直できて当たり前のことかもしれないが、1人でもお役に立てたらこの上ない幸いだ。

さて、この記事では、

この10年ちょっとで自分が感じた

メモの書き方、メモをすることのメリット、メモを残さないデメリット、どのタイミングでどう活用すれば良いかについて書いていこうと思う。

冒頭でも書いた通り

自分は仕事ができない部類に入るだろう。

その原因のひとつは「相手の話を正確に聞けていない」ことだというのは前回の記事では書いた。

そして、それに繋がるのが「メモ」だ。

なぜメモをしていないことが「話を聞いていない」につながるのか。

それは内容を覚えていないからだ。

その場で話を聞いても、覚えていなければ

結局話を聞いていないことと同じになる。

メモを活用しないデメリット

ではまず上記のように、

メモを活用しなかったことによるデメリットをあげておこう。

①何度も同じことを聞いてしまう

②聞いたことをマジで忘れてしまう

③同じ失敗を繰り返す

①何度も同じことを聞いてしまう

これの何がマズいか。ズバリ「話し手をがっかりさせてしまう」だ。

「何を当たり前のことを！そんなことわかってるわ！」と思われるかもしれないが、メモをしないことでこのヘマを起こす確率は非常に高まる。また、「結局話を聞いていない」と思われてしまう危険性がある。これをできていない人は意外と多い。また人によってはあからさまに怒って二度と口を聞いてくれないという方もいるだろう。人間だから忘れてしまうことはあるが、やり方によって改善は可能だ。

②聞いたことをマジで忘れてしまう

これは、20代の頃はまだ記憶も鮮明だと思うが、30半ば近くになると如実に衰えを感じる。まず、人の名前がすぐに出てこなくなる。ヘタをすると会社の同僚の名前すら忘れてしまう。

同僚なら許してもらえるかもしれないが、お客さんの名前を忘れるとなると非常に具合が悪い。

③同じ失敗を繰り返す

メモをしないということは、良いことも悪いことも振り返らないということ、振り返らなければ同じ結果が出るのは当たり前。

だご、人によっては振り返ることが嫌な人もいるかもしれない。

失敗を振り返ることは過度な自責を生む可能性もある。

「あの時ああやっておけば」

「何でこんな失敗をしてしまったんだ」

と嫌な気持ちになるだろえ。

ただ、振り返ることで、負った傷以上の利益を確実に得られるだろう。

メモを活用するメリット

では、メモを活用することのメリットは何か。

①話の内容を記憶しやすい

②話の内容を覚えていることで信頼関係が築きやすい

③次の提案・企画アイデアにつなげやすい

こんな感じだろう。

特に②は重要だ。仕事の基本中の基本だろう。20代の頃よく「ビジネスは信用の積み重ねで信頼関係が成り立つ」と色んな人から言われた。

当時は「まぁそらそうかな」とボヤッと思っていたが、今になってその重要性を実感する。

何より信頼関係は「お金」に直結する。

一時のお金稼ぎは、正直いって上っ面のテクニックでしのげるだろう。

1ヶ月で売上100万計上できたが、次の月は収穫ゼロという場面を、今まで何度も見てきた。

だが、「稼ぎ続ける」には信頼関係は絶対になくてはならない。

「売上の80%はリピーター上位20%で構成されている」という話を聞いたことはないだろうか。

その上位20%のリピーターとは確固たる信頼関係の上に成り立っている。

大げさかもしれないが、メモにはそれ支えるだけの力があると思っている。

メモの書き方と活かし方

自分の場合だが、社会人になり立ての頃は、メモの「書き方」ばかりに意識が行っていた。だが、今になって考えると「活かし方」の方が大事だと実感している。

比率でいうと「書き方2 : 活かし方8」といったところだろうか。

「活かし方」も、「振り返り」と「次の一手」がある。

メモの書き方

メモの書き方はシンプルだ。

端的に言うと、、

・いつ

・誰からの

・何を聞いたか

→キーワードを3つ4つ残しておく

その場はそれでOK。書き方については以上だ。

「え、それだけ？」

と思われるかもしれない。

しかし、メモの見直しや振り返りで思い出すことでカバーできる。

一言一句メモしなければいけないと思うだろうが、そもそも仕事ができない人間に一言一句メモを取ることが可能だろうか？無理ではないか？勿論できるのであればやった方が絶対に良い。しかし、無理そうであればキーワードメモからはじめた方が良い。覚えているか不安になるだろうが、ひとまずその場はできる限りのメモで良い。その代わり見直し・振り返りは必ず行うことだ。

メモの活かし方

前にも書いたが、メモは書き方より、見直し・復習・振り返りが大事だと思っている。また、メモは必ずその日のうちに見直した方が良い。

見直すだけで良いと言っても過言ではない。何故なら、見直すだけで自然と次のステップが見えてくる。次どんな提案をすれば良いか、もっと効率を良くするにはどうすれば良いか、同じ失敗をしないためにどうすれば良いかなど、自ずと出てくる。（出てこないときもあるので悪しからず）力まなくても良い。

また、できれば3日連続で同じメモを見るのが良い。記憶に残りやすい。

覚えようとしなくて良い。覚える「作業」だけする。実際に覚えるかどうかは自分の脳に任せる。覚えようと意識する方が記憶に残るかもしれない。ただ、継続は難しい。思考停止で「作業」としてやる方が余計な雑念が入らないから個人的にはオススメだ。

できれば、メモを見てどんな話の内容だったのか思い出し、ドキュメントに残す。

ドキュメントに残すことがアウトプットになり、記憶に残りやすくなる。

もしどうしても思い出せない場合、もう一度相手に聞いた方が良いだろう。

もう一度聞く場合は、メモをしたキーワードが役に立つ。テクニック論ではあるが、キーワードをおさえておけば、相手の印象が変わってくる。全く何も覚えていない状態で聞き直すのと、3〜4個のワードを覚えていて聞き直すのとでは印象が雲泥の差だ。

最後に

この記事の内容は、できる人からすれば当然のこと。いや、むしろ当たり前以前のことで笑われるかもしれない。しかし、恥ずかしながら自分の現在の実力はこんなものだ。少しでもお役に立てると嬉しい。腐らずがんばってね。