「優先順位」というワードを目にすると、
「ああ、耳が痛い」
「また難しい事言ってる」
「もう嫌、頭がフリーズする」
こういった人もいるのではないか。
これはかつて自分が20代の頃、条件反射的に思っていたことだ。そしてGoogleで
「優先順位 つけられない人 特徴」
と検索した。確かに慣れればそんなに難しくないし、できる人からすると当然のことだと思うようになるだろう。
この記事では優先順位づけがうまくいかない原因と、その対策を書き連ねていく、参考にして頂けると幸いだ。
仕事の優先順位づけができなかった原因
原因①完遂したことがない未経験の業務
ひとつ目は「未経験の業務」をやる時だ。自分が優先順位を付けられなかった理由の80%はコレだ。特に中小零細企業では受注した仕事は何でもこなさなければいけない。急に新規の仕事を受注することもザラだ。
また、ある程度ビジネス経験値がなければ処理が難しいだろう。まして社会人経験の少ない若造にとっては無理難題である。
そもそも未経験の仕事に優先順位はつけることはほぼ不可能だ。
はじめのうちは少々荒っぽくても良いので仕事を完遂させること。どんな簡単な仕事でも、ひとまず完遂させることで自信が付く。慣れるまで何度か同じことを繰り返していく。はじめのうちはそれで十分だ。
原因②時間の見積がてきない
①にもつながるが、未経験の仕事は「時間の見積」が難しい、当てずっぽうの勘頼りになる。それも致し方ないが、あまりに適当な見積だと仕事が遅れてしまう恐れがあり信用を失う。正確に時間を見積るためには①で業務の基本を固めておく必要がある。
原因③面倒くさそうな仕事を避ける
3つ目が「面倒くさそうな仕事を避ける」だ。
自分が経験した面倒くさそうな仕事といえば
「苦手な先輩上司とコミュニケーションが多いもの」ではないだろうか。
苦手な上司とのやり取りは本当に面倒くさいしできれば避けて通りたい。
そして目の前のできる作業をすることに逃げてしまい、面倒くさい仕事を後回しにする。「これやってるから後回しにしよう」というクセが付いていないだろうか。かつて自分はこのクセがあるせいで会社の1ヶ月の売上50%を溶かしてしまったことがある。今でも笑えないジョークだ。
対策
「納期」「完成イメージ」「作業量」で判断
優先順位付けの基本は納期順だ。ただし、全部が全部納期順で進めていけば良いかというとそうではない。最重要ポイントは「完成イメージ」だ。何をもって「納品」とするかだ。そして「完成イメージ」は大雑把なものから、緻密な作業が必要なものまで様々だ。作業量も1日で終わるものもあれば1週間以上かかるものもある。
商品Aの納期は2日後、商品Bの納期は3日後だとする。
納期だけ見れば商品Aに関する業務を先に着手するだろう。
しかし、商品Aは在庫があり納品は1日で終わる。商品Bは取り寄せが必要なため、2日はかかる。配送によっては納期日ギリギリになるかもしれない。
そういった場合、商品Bの発注業務が最優先だろう。こういったように単に納期で優先順位は決められない。業務に関する作業量も考慮する必要がある。
しかし、作業量は新人のうちはイメージがわからないだろう。
そこで、業務に着手する前に必ず
「完成イメージ」を先輩上司とすり合わせてほしい。そして、上司と一緒に作業まで落とし込んでほしい。疑問が湧く余地のないところまで話合えればベストだ。
完成イメージと作業量がわかれば、納期までの日数も自ずと出てくるだろう。
注意点
未経験だといって、まるまる教えてもらうはダメ
やったことのない業務は着手するのも億劫になる上、右も左もわからない。
しかし、だからといって「どうすれば良いですか？」と言った丸投げ質問はNGだ。
ほとんどの場合、質問をする相手は先輩上司だろう。経験値もこちらより上だ。そして普段の業務をしながら、後輩の教育担当も担うため必然的に抱える仕事量も多くなる。
そんな中、調べればわかることでさえ何も調べず「わかりません。教えてください」と言われると
「そのくらい調べろよ」とムッとされるのは当然だろう。
そして、質問することに苦手意識を持つようになる。
（当時の自分は丸投げ質問をした上に、実践しないからタチが悪かっただろうなぁ。先輩に謝りたい）
はじめは考えたフリでも良いから「〇〇しようと思ってますが合ってますか？」と聞く方が無難だろう。質問された相手にとっても「一応考えてるんだな」と思い、悪い気はしない。最低限の礼儀はおさえておこう。
そして、良い質問はいくらやっても良い。
もし修正や変更点の指示があった場合は、必ず理由を確認すること
予定通り仕事が進むことはまぁ無い。特に中小零細企業では人数が少なく業務量が多いパターンがほとんどだろう。だから仕事の横入りは日常茶飯事のようにやってくる。その場合、必ず先輩上司に優先順位を確認する。
「今この仕事をやってますが、どちらを先にしましょう？」
これはよく使うフレーズだ。着実に業務を進めていくには不可欠だろう。
「できるだけ早めにやって」の対処法
よくある指示だがとても困るフレーズで
「できるだけ早めにやって」
という依頼がある。何となくよく使われるフレーズだ。
こちらが何度「それはいつまでですか？」と聞いても「できるだけ早めに」と返答される。
どんな仕事でもできるだけ早く仕上がるのが良いに決まってる。しかし、抱えている仕事は他にもある。
その場合の秘策がある。
「最悪めっちゃ遅くて(何月)何日の何時までですか？」と聞いてみよう。
すると大概は明確な日時で返答される場合が多かった。ぜひ参考にしてほしい。
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